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Cell Formatting in MS-Excel Hindi Notes

Cell Formatting in MS-Excel Hindi Notes

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल - सेल फ़ॉर्मेटिंग
Cell Formatting in MS-Excel


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माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल - सेल फ़ॉर्मेटिंग | Cell Formatting in MS-Excel

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल द्वारा विभिन्न प्रकार के डॉक्यूमेंट तैयार किए जाते हैं जैसे ऑफिस रिपोर्ट, फाइनैन्शियल स्टेटमेंट, इन्वॉइस, एनालिटिकल फॉर्मेट, सेल्स रिपोर्ट, एम्प्लोयी डेटाबेस, स्टूडन्ट लिस्ट, कान्टैक्ट लिस्ट आदि । इन डॉक्यूमेंट को एक्सेल के विभिन्न फ़ॉर्मेटिंग फीचर का उपयोग करके आकर्षक एवं उपयोगी बनाया जा सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में सेल फ़ॉर्मेटिंग द्वारा किसी भी वर्कशीट को आवश्यकतानुसार फॉर्मेट किया जा सकता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के सेल फ़ॉर्मेटिंग फीचर द्वारा हेडलाइन, हेडिंग एवं डाटा को अलग अलग फॉण्ट स्टाइल्स, कलर्स, साइज़, अपीयरेंस, का प्रयोग करके वर्कशीट को उपयोगी एवं देखने में आकर्षक बनाया जा सकता है।
किसी भी एक्सेल वर्कशीट में हैडलाइन का प्रयोग, आवश्यकतानुसार डाटा को बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइन करना, कलर का प्रयोग, सेल्स के बीच स्पेस, एलाइनमेंट आदि को सेल फ़ॉर्मेटिंग द्वारा परिवर्तित कर वर्कशीट को अधिक प्रभावशील बनाया जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल - होम टैब का प्रयोग | Home Tab in MS-Excel

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में होम टेब (Home Tab) का उपयोग सामान्यतः रूटीन कार्यों के लिए किया जाता है, जो कि एक्सेल में सर्वाधिक रूप से किए जाते हैं। एक्सेल में वर्कशीट डाटा को हेडलाइन, हेडिंग एवं डाटा को अलग अलग फॉण्ट स्टाइल्स, कलर्स, साइज़, अपीयरेंस में दर्शाने के लिए सेल फॉर्मेटिंग का प्रयोग होम टैब द्वारा किया जाता है।

Home Tab in MS-Excel

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में होम टेब को शॉर्टकट की का प्रयोग करके भी एक्सेस किया जा सकता है।
एक्सेल के होम टेब में मुख्य रूप से सात कमांड ग्रुप होते हैं, जो कि निम्नानुसार हैं:

 1.  Clipboard Group
 2.  Font Group
 3.  Alignment Group
 4.  Number Group
 5.  Style Group
 6.  Cells Group
 7.  Editing Group


माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल - क्लिपबोर्ड कमांड ग्रुप | Clipboard Command Group in MS-Excel

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में क्लिपबोर्ड कमांड ग्रुप (Clipboard Command Group) का प्रयोग अन्य माइक्रोसॉफ्ट प्रोग्राम्स की तरह ही कट, कॉपी, पेस्ट, पेस्ट स्पेशल एवं फॉर्मेट पेंटर ऑप्शन का प्रयोग करने के लिए किया जाता है।

विंडोज 10 में कॉपी की जाने वाले सभी एलिमेंट, सभी ऑफिस पैकेज (वर्ड, एक्सेल, पावरपोईंट आदि ) एक यूनिवर्सल क्लिपबोर्ड शेयर करते हैं। जिसे सभी एप्लिकेशन में प्रयोग किया जा सकता है। इसे क्लिपबोर्ड ग्रुप के नीचे दाएं कोने में डायलॉग लॉन्चर पर क्लिक करके क्लिपबोर्ड टास्क पेन प्रदर्शित कर सकते हैं।

यह फ़ंक्शन आपको सिलेक्ट किए गए एलिमेंट (टेक्स्ट, सेल, नंबर आदि ) को हटाकर (Cut) क्लिपबोर्ड पर सेव कर देता है। फिर इसे ऑफिस प्रोग्राम में कहीं भी पेस्ट कर सकते हैं। विंडोज़ में कट करने के लिए शॉर्टकट की का प्रयोग किया जाता है।

यह फ़ंक्शन आपको सिलेक्ट किए गए एलिमेंट (टेक्स्ट, सेल, नंबर आदि ) को क्लिपबोर्ड पर कॉपी बनाने के लिए किया जाता है। विंडोज़ में कॉपी करने के लिए शॉर्टकट की का प्रयोग किया जाता है।

यह कमांड क्लिपबोर्ड से कट अथवा कॉपी की गई सामग्री को वर्कशीट में सिलेक्ट की गई लोकेशन पर पेस्ट करता है। विंडोज़ में पेस्ट करने के लिए शॉर्टकट की का प्रयोग किया जाता है।

माइक्रोसॉफ़्ट एक्सेल में फॉर्मेट पेंटर का उपयोग सेल अथवा सेल रेंज की फ़ॉर्मेटिंग के लिए किया जाता है। फॉर्मेट पेंटर किसी सेल के फॉन्ट साइज़, फोंट, फॉन्ट कलर, फ़िल कलर अथवा अन्य फ़ॉर्मेटिंग को कॉपी करने की सुविधा देता है।
इसके लिए सेल सिलैक्ट करके फॉर्मेट पेंटर पर क्लिक करें और अन्य सेल पर क्लिक करके उसके टेक्स्ट, फॉन्ट, अथवा अन्य फ़ॉर्मेटिंग को बदला जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल - फॉन्ट कमांड ग्रुप | Font Command Group in MS-Excel

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के रिबन बार से होम टैब पर फ़ॉन्ट कमांड ग्रुप से सम्बन्धित कमांड पर क्लिक करके प्रयोग किया जा सकता है।
माइक्रोसॉफ़्ट एक्सेल में किसी भी सेल की फ़ॉर्मेटिंग के लिए एक्सेल वर्कशीट में सेल को सिलेक्ट करने के बाद होम टैब से फॉन्ट ऑप्शन का प्रयोग करके फॉन्ट, फ़ॉन्ट साइज़ एवं अन्य ऑप्शन का प्रयोग चित्रानुसार किया जा सकता है।

Home Tab Font Group in MS-Excel

फ़ॉन्ट कमांड ग्रुप के द्वारा मुख्य रूप से फ़ॉन्ट टाइप, फ़ॉन्ट साइज़, इंक्रीज़ फॉन्ट, डिक्रीज फॉन्ट, फ़ॉन्ट स्टाइल (बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइन..), सेल बॉर्डर, फिल कलर, फॉन्ट कलर आदि को परिवर्तित किया जा सकता है।

फ़ॉन्ट टाइप ऑप्शन के ड्रॉप डाउन मेनू में उपलब्ध किसी भी फॉन्ट को सिलेक्ट करके किया जा सकता है। विंडोज़ में इंस्टॉल किसी भी फॉन्ट को ड्रॉपडाउन से सिलेक्ट किया जा सकता है। प्रमुख फॉन्ट टाइप Arial, Times New Roman, Courier, Calibri आदि हैं। एक्सेल में डिफ़ॉल्ट फॉन्ट Calibri सेट रहता है।

फ़ॉन्ट साइज़ विकल्प में ड्रॉप डाउन मेनू से फॉन्ट का साइज़ परिवर्तित किया जा सकता है। ड्रॉप डाउन में फॉन्ट साइज़ 8 पॉइंट से लेकर 72 पॉइंट तक होता है। आवश्यकतानुसार बार में क्लिक करके कोई भी साइज़ टाइप किया जा सकता है। एक्सेल में डिफ़ॉल्ट फॉन्ट साइज़ 11 पॉइंट होता है।

फ़ॉन्ट कमांड ग्रुप के इंक्रीज़ फॉन्ट साइज़ (Increase Font Size) बटन से सिलेक्ट की गई सेल का साइज़ ड्रॉप डाउन मेनू में दिए गए साइज़ के अनुसार बढ़ाया जा सकता है। एक बार क्लिक करने पर ड्रॉप डाउन मेनू के अनुसार अगला साइज़ बढ जाएगा। अधिकतम 72 पॉइंट तक फॉन्ट साइज़ को इंक्रीज़ किया जा सकता है।

फ़ॉन्ट कमांड ग्रुप के डिक्रीज फॉन्ट साइज़ (Decrease Font Size) बटन से सिलेक्ट की गई सेल का साइज़ ड्रॉप डाउन मेनू में दिए गए साइज़ के अनुसार कम किया जा सकता है। बटन पर एक बार क्लिक करने से ड्रॉप डाउन मेनू अनुसार फॉन्ट साइज़ कम होता जाता है। फॉन्ट का साइज़ 8 पॉइंट तक कम किया जा सकता है।

फ़ॉन्ट कमांड ग्रुप के फॉन्ट स्टाइल (Font Style) ऑप्शन में 3 बटन दिए गए हैं, जिनसे फॉन्ट कि स्टाइल को बोल्ड, इटैलिक, अन्डर्लाइन / डबल अन्डर्लाइन किया जा सकता है। यह टॉगल बटन कि तरह प्रयोग किया जाता है। जिसे प्रेस करने पर कमांड ऐक्टिव / डिऐक्टिव कि जा सकती है। स्टाइल को एक साथ भी अप्लाइ किया जा सकता है।


सिलेक्ट की गई सेल को बोल्ड (Bold) करने के लिए इस कमांड का उपयोग किया जाता है,जो इस प्रकार दिखाई देगा।

This text is bold.


इसके लिए कीबोर्ड शॉर्टकट का भी प्रयोग किया जा सकता है।


सिलेक्ट की गई सेल को इटैलिक (Italic) करने के लिए इस कमांड का उपयोग किया जाता है। यह इस प्रकार दिखाई देगा।

This text is italic.


इसके लिए कीबोर्ड शॉर्टकट का भी प्रयोग किया जा सकता है।


सिलेक्ट की गई सेल को अंडरलाइन (Underline) करने के लिए इस कमांड का उपयोग किया जाता है।

This text is underline.


इसके लिए कीबोर्ड शॉर्टकट का भी प्रयोग किया जा सकता है।


अंडरलाइन (Underline) बटन के ड्रॉप-डाउन में दो कमांड शामिल हैं- अंडरलाइन और डबल अंडरलाइन। ड्रॉप डाउन से डबल अंडरलाइन (Double Underline) को सिलेक्ट कर इस ऑप्शन का प्रयोग किया जा सकता है। यह सामान्यतः अकाउंट फॉर्मैट के लिए प्रयोग की जाती है। इसमें टेक्स्ट के नीचे अन्डरलाइन दो लाइन में दिखाई देती है।

This is Double Underlined Text



माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के सेल बॉर्डर (Cell Border) ऑप्शन द्वारा किसी भी सेल पर बॉर्डर का प्रयोग किया जाता है। इसमें ड्रॉप-डाउन के साथ बटन दिया गया है जिसका प्रयोग करके सिलेक्ट की गई सेल या सेल रेंज पर आवश्यकतानुसार बॉर्डर का उपयोग किया जा सकता है। इसके ड्रॉप-डाउन में नीचे, ऊपर, बाएं, दाएं, नो बॉर्डर, ऑल बॉर्डर, आउटसाइड बॉर्डर, आदि ऑप्शन दिए गए हैं।


माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के फिल कलर (Fill Color) ऑप्शन के द्वारा सिलेक्ट की गई सेल पर बैकग्राउंड कलर का प्रयोग किया जा सकता है। इसके ड्रॉप -डाउन में थीम कलर, स्टैन्डर्ड कलर, के साथ साथ मोर कलर ऑप्शन का प्रयोग कर कोई भी कलर फिल किया जा सकता है।


माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के फॉन्ट कलर (Font Color) ऑप्शन के द्वारा सिलेक्ट की गई सेल के फॉन्ट का कलर बदला जा सकता है। इसके ड्रॉप-डाउन में थीम कलर, स्टैन्डर्ड कलर, के साथ साथ मोर कलर ऑप्शन का प्रयोग कर कोई भी कलर फॉन्ट पर अप्लाइ किया जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल - अलाइनमेंट कमांड ग्रुप | Alignment Command Group in MS-Excel

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के होम टैब के फॉन्ट ग्रुप के बाद अलाइनमेंट (Alignment) ग्रुप के द्वारा सिलेक्ट की गई सेल में टेक्स्ट अलाइनमेंट के लिए किया जाता है। इस ग्रुप में हॉरिजॉन्टल अलाइनमेंट, वर्टिकल अलाइनमेंट, ओरीएन्टेशन, इंडेंटेशन, रैप टेक्स्ट एवं मर्ज सेल के ऑप्शन उपलब्ध हैं।

Home Tab Alignment Commands in MS-Excel

अलाइनमेंट कमांड ग्रुप के अंतर्गत निम्नलिखित ऑप्शन हैं:
 1.  वर्टिकल अलाइनमेंट (Vertical Alignment)
 2.  हॉरिजॉन्टल अलाइनमेंट (Horizontal Alignment)
 3.  ओरीएन्टेशन (Orientation)
 4.  डिक्रीज इंडेंट (Decrease Indent)
 5.  इनक्रीज इंडेंट (Increase Indent)
 6.  रैप टेक्स्ट (Wrap Text)
 7.  मर्ज सेल (Merge Cell)


वर्टिकल अलाइनमेंट (Vertical Alignment) के द्वारा किसी सेल में डाटा को टॉप, मिडिल अथवा बाटम अलाइन किया जा सकता है। यह किसी टेबल में निम्नानुसार दिखाई देगा। संबंधित टॉप, मिडिल अथवा बाटम बटन पर क्लिक करके अलाइनमेंट सेट किया जा सकता है।

Vertical Alignment in MS-Excel


हॉरिजॉन्टल अलाइनमेंट (Horizontal Alignment) माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के पैराग्राफ अलाइनमेंट की तरह ही कार्य करता है, इसमें किसी सेल के डाटा को लेफ्ट, सेंटर अथवा राइट अलाइन किया जा सकता है। यह किसी टेबल में निम्नानुसार दिखाई देगा। संबंधित लेफ्ट, सेंटर अथवा राइट बटन पर क्लिक करके डाटा का अलाइनमेंट सेट किया जा सकता है। एक्सेल में डिफ़ॉल्ट रूप से टेक्स्ट डाटा लेफ्ट अलाइन एवं न्यूमेरिक डाटा राइट अलाइन रहता है।

Horizontal Alignment in MS-Excel


माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में ओरिएंटेशन (Orientation) का उपयोग डेटा को रो अथवा कॉलम में व्यवस्थित करने के लिए किया जाता है। सेल में टेक्स्ट को रोटैट करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है। एक्सेल में ओरीएन्टेशन ग्रुप के ड्रॉपडाउन से संबंधित बटन पर क्लिक करके इसे प्रयोग किया जा सकता है। अतिरिक्त ऑप्शन के लिए फॉर्मैट सेल कमांड से अलाइनमेंट का उपयोग भी किया जा सकता है।
इसके ऑप्शन निम्नानुसार हैं:
 1.  ऐंगल काउन्टर क्लॉकवाइज़ (Angle Counterclockwise)
 2.  ऐंगल क्लॉकवाइज़ (Angle Clockwise)
 3.  वर्टिकल टेक्स्ट (Vertical Text)
 4.  रोटेट टेक्स्ट अप (Rotate Text Up)
 5.  रोटेट टेक्स्ट डाउन (Rotate Text Down)
 5.  फॉर्मैट सेल अलाइनमेंट (Format Cell Alignment)

Cell Formatting Orientation in MS-Excel


इंडेंट्स (Indents) का उपयोग टेक्स्ट को मार्जिन से एक निश्चित दूरी पर सेट करने के लिए किया जाता है, सामान्यतः इसे 0.5 इंच का स्पेस दिया जाता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में इंडेंट का प्रयोग सेल बॉर्डर से टेक्स्ट को एक निश्चित दूरी पर सेट करने के लिए किया जाता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में डिक्रीज इंडेंट (Decrease Indent) का उपयोग इंडेंट को कम करने के लिए किया जाता है। यदि सेल में टेक्स्ट को इंडेंट दिया गया है तो इस बटन पर क्लिक करके उसे कम किया अथवा हटाया जा सकता है।


माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में इनक्रीज इंडेंट (Increase Indent) का उपयोग इंडेंट को देने के लिए किया जाता है। इंडेंट बटन पर क्लिक करने पर यह सेल बॉर्डर से टेक्स्ट को एक निश्चित दूरी पर सेट करता है। इस बटन पर क्लिक करते रहने पर यह इंडेंट को बढ़ाता रहेगा।


माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में रैप टेक्स्ट (Wrap Text) उपयोग टेक्स्ट को सेल में एक से अधिक लाइन में रैप करने के लिए किया जाता है। यदि किसी सेल में टेक्स्ट कॉलम विड्थ से अधिक होता है तो रैप टेक्स्ट (Wrap Text) उस टेक्स्ट को एक से अधिक लाइन में प्रदर्शित कर देता है। यह एक टॉगल बटन है जिसे एक बार क्लिक पर टेक्स्ट रैप होता है, दोबारा क्लिक करने पर पूर्व स्थिति में आ जाता है।


माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में मर्ज सेल (Merge Cell) का उपयोग एक से अधिक सेल को मर्ज करने के लिए किया जाता है। इसका सबसे अधिक उपयोग टेबल अथवा कॉलम हेडिंग के लिए किया जाता है। मर्ज सेल का सबसे अधिक प्रयोग किया जाने वाला ऑप्शन मर्ज एण्ड सेंटर (Merge & Center) है जिसे बटन पर क्लिक करके उपयोग किया जाता है। मर्ज सेल के विभिन्न ऑप्शन निम्नानुसार हैं:
 1.  मर्ज एण्ड सेंटर (Merge & Center) : मर्ज एण्ड सेंटर (Merge & Center) का प्रयोग सिलेक्ट की गई सेल को मर्ज करके अपर लेफ्ट सेल के कंटेन्ट को सेंटर में करता है।
 2.  मर्ज अक्रॉस (Merge Across) : मर्ज अक्रॉस (Merge Across) का प्रयोग सिलेक्ट की गई सेल को मर्ज करके रो की लेफ्ट सेल के कंटेन्ट को मर्ज अक्रॉस करता है।
 3.  मर्ज सेल्स (Merge Cells) : मर्ज सेल्स (Merge Cells) का प्रयोग सिलेक्ट की गई सेल से केवल अपर लेफ्ट सेल के कंटेन्ट को मर्ज करता है।
 4.  अनमर्ज सेल्स (UnMerge Cells) : अनमर्ज सेल्स (UnMerge Cells) का प्रयोग सिलेक्ट की गई सेल को अनमर्ज कर देता है, यदि मर्ज करने के पूर्व अन्य सेल का डेटा रिवर्ट नहीं होता है।

How to Merge Cell in MS-Excel









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Cell Formatting




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माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल हिन्दी नोट्स के अंतर्गत माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फ़ॉन्ट, फ़ॉन्ट साइज़, फ़ॉन्ट अपीयरेंस का उपयोग, टेक्स्ट इफेक्ट्स, टेक्स्ट कलर, टेक्स्ट हाईलाइट का प्रयोग, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल फ़ॉर्मेट पेंटर का प्रयोग कैसे करें? फॉर्मेट सेल डायलॉग बॉक्स, शॉर्टकट की एवं माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल से सम्बंधित कम्प्यूटर नोट्स हिंदी में उपलब्ध कराए जा रहे हैं. एक्सेल सेल फॉर्मेटिंग कैसे करे ? Cell formatting in MS Excel. MS Excel क्या है? | MS-Excel का विस्तार में विवरण
ये सभी कम्प्यूटर नोट्स हिंदी आईटीआई कम्प्यूटर ऑपरेटर एंड प्रोग्रामिंग असिस्टेंट (ITI-COPA) के छात्रों के साथ साथ अन्य कंप्यूटर कोर्स CCA, DCA, PGDCA, BCA एवं प्रतियोगी परीक्षाओं हेतु उपयोगी होंगे.

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