Microsoft Excel Formula and Functions
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फार्मूला एवं फंक्शन

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माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फार्मूला का उपयोग

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फार्मूला (formula) का उपयोग गणितीय गणना (Calculations) करने के लिए किया जाता है। फार्मूला का उपयोग एक या एक से अधिक सेल से आवश्यकतानुसार वैल्यू प्राप्त करने के लिए किया जाता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फार्मूला का उपयोग साधारण गणनाओं से लेकर जटिल कार्यों के लिए किया जाता है।
फार्मूला का उपयोग किसी भी स्प्रेडशीट में डेटा को जोड़ने, घटाने, गुणा करने और विभाजित करने के अलावा जटिल सांख्यिकीय गणनाएं (Statistical Calaculations), वित्तीय गणनाएं (Financical Calaculations) और वैज्ञानिक गणनाएं (Scintific Calaculations) के लिए आसानी से कर सकते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फार्मूला (formula) इन्सर्ट करने के लिए सेल में = (equal) साइन का प्रयोग किया जाता है। जैसे यदि एक से अधिक सेल को जोड़ना है तो उसके लिए जिस सेल में रिजल्ट चाहिए उस सेल में जाकर = (equal) साइन से शुरू करके फार्मूला का उपयोग किया जा सकता है।

उपरोक्त उदाहरण में सेल B2 से सेल B7 तक की संख्याओं को जोड़ने के लिए फार्मूला =B2+B3+B4+B5+B6+B7 का उपयोग किया गया है। फार्मूला को डालने के बाद सेल B8 में उसका परिणाम प्रदर्शित हो जाता है, लेकिन फार्मूला बार पर उस सेल में प्रयोग किया गया फार्मूला प्रदर्शित होता है।

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माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फंक्शन का उपयोग

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फंक्शन (Function) प्रीडिफाइन्ड फार्मूला होते है, जिनका प्रयोग फार्मूला को सरल एवं अधिक तेजी से उपयोग करने के लिए किया जाता है। जैसे एक से अधिक सेल की संख्याओं को जोड़ने के लिए SUM फंक्शन, एवरेज निकालने के लिए Average फंक्शन, सेल में से अधिकतम वैल्यू के लिए MAX फंक्शन, सेल में से न्यूनतम वैल्यू के लिए MIN फंक्शन आदि।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में 500 से अधिक फंक्शन दिए गए हैं, जिनके द्वारा एक्सेल में कठिन से कठिन गणनाओं को आसानी से सॉल्व किया जा सकता है। इन फंक्शन को फार्मूला टैब से फंक्शन लाइब्रेरी ग्रुप से प्रयोग किया जा सकता है। ये फंक्शन फाइनैन्शियल, स्टेटिस्टिकल, मेथमेटिकल, लॉजिकल, टेक्स्ट, डेट एवं टाइम, आदि श्रेणियों में प्रयोग की जा सकते हैं।

उपरोक्त उदाहरण में सेल B2 से सेल B7 तक की संख्याओं को जोड़ने के लिए फार्मूला =B2+B3+B4+B5+B6+B7 की जगह SUM फंक्शन का उपयोग किया गया है।
=SUM(B2:B7) फंक्शन के उपयोग से भी वही परिणाम प्राप्त होगा जो विभिन्न सेल को जोड़ने के लिए फार्मूला द्वारा उपयोग किया गया है। फंक्शन का प्रयोग करने पर वह भी फार्मूला बार प्रदर्शित होता है।

फंक्शन को उपयोग करने के लाभ निम्नानुसार हैं:
1- फार्मूला लिखने में लगने वाले समय को बचाता है।
2- जटिल गणनाओं को सरल बनाता है।
2- परिणाम को तेजी से प्रदर्शित करता है।
4- टाइपोग्राफिक गलतियों की संभावना कम होती है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल फार्मूला एलीमेंट्स | Formula Elements in MS-Excel

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में प्रयोग किए जाने वाले किसी भी फार्मूला (formula) / फंक्शन (function) के विभिन्न भाग निम्न हैं:

= Equal Sign

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फार्मूला (formula) इन्सर्ट करने के लिए सेल में = (equal) साइन का प्रयोग किया जाता है। एक्सेल फार्मूला = चिन्ह से प्रारंभ होता है। उदाहरण के लिए = A1+B1+C1 फार्मूला तीनों सेल के कंटेन्ट को जोड़ने के लिए प्रयोग किया गया है।
फंक्शन के लिए =SUM(A1:A10) का प्रयोग किया जा सकता है। एक्सेल में @ साइन का प्रयोग भी किया जा सकता है। उदाहरण के लिए @SUM(A1:A10)

फार्मूला / फ़ंक्शन (Formula / Function)

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फार्मूला (formula) / फ़ंक्शन इन्सर्ट करने के लिए सेल में = (equal) साइन के बाद फ़ंक्शन का प्रयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए =SUM(A1:A10)

सेल रेंज / सेल रेफरेन्स (Cell Range / Cell Reference)

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में सेल रेंज अथवा सेल रेफरेन्स, वह सेल होती हैं, जिन पर किसी फार्मूला (formula) / फ़ंक्शन (function) का प्रयोग किया जाता है। यदि तीन सेल A1,B1,C1 को जोड़ना है तो इसे इस प्रकार उपयोग करेंगे। = A1+B1+C1 यदि सेल A1 से सेल A10 तक की सेल का एवरेज निकालना है तो सेल रेफरेन्स =AVERAGE(A1:A10) का उपयोग करेंगे।

ऑपरेटर (Operators)

ऑपरेटर्स का उपयोग विभिन्न गणितीय और लॉजिकल कैलकुलेशन करने हेतु उपयोग किया जाता है। जैसे +, -, *, / आदि। फार्मूला = A1+B1+C1 में सेल को जोड़ने के लिए + गणितीय ऑपरेटर का उपयोग किया गया है।

कॉन्स्टेन्ट (Constant)

किसी फार्मूला में कॉन्स्टेन्ट (Constant) के रूप में उन संख्याओं का उपयोग किया जाता है, जिनकी वैल्यू चेंज नहीं होती है, जैसे = (A1+B1+C1)*25 फार्मूला में सेल को जोड़ने के बाद उसे कॉन्स्टेन्ट 25 से गुणा किया गया है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल फार्मूला में ऑपरेटर का प्रयोग | Use of Operators in MS-Excel Formula

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में ऑपरेटर्स का उपयोग विभिन्न गणितीय और लॉजिकल कैलकुलेशन करने हेतु उपयोग किया जाता है। जैसे +, -, *, / आदि। प्रमुख गणितीय ऑपरेटर निम्न हैं:

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल मैथमैटिकल ऑपरेटर | Mathematical Operators in MS-Excel Formula

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल कम्पैरिजन ऑपरेटर | Comparison Operators in MS-Excel Formula

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल फार्मूला में ऑपरेटर्स का वरीयता क्रम | Order of precedence in MS-Excel Formula

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल फार्मूला का उपयोग करते समय किसी भी प्रकार की गणनाओं के लिए गणित के मूलभूत वरीयता क्रम (Order of precedence) नियम का उपयोग करता है। इसके लिए फार्मूला में ऑपरेटर के लिए निम्न क्रम का उपयोग किया जाता है:
1. कोष्ठक (Parentheses): एक्सेल सबसे पहले कोष्ठक (Parentheses) के भीतर किसी भी एक्स्प्रेशन का मूल्यांकन करता है।
2. घातांक (Exponents) : इसके बाद किसी भी घातांक (Exponents) की गणना करता है।
3. गुणा और विभाजन (Multiplication and Division) : इसके बाद बाएं से दाएं गुणा और विभाजन करता है।
4. जोड़ एवं घटाना (Addition and Subtraction) : सबसे अंत में बाएं से दाएं जोड़ने और घटाने का कार्य करता है।
इसे निम्न उदाहरण से आसानी से समझा जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल फार्मूला में सेल रेफरेंस | Cell Reference in MS-Excel Formula

एक्सेल में जब किसी फार्मूला (formula) या फ़ंक्शन (function) का प्रयोग करते है तो उस फार्मूला (formula) या फ़ंक्शन (function) में सेल रिफ़रेन्स (cell reference) की आवश्यकता होती हैं। जिस सेल एड्रेस का यहाँ उपयोग किया जाता है, वह एड्रेस उस फार्मूला (formula) या फ़ंक्शन (function) का सेल रेफरेन्स होता है।
उदाहरण के लिए =SUM(A1:A10) फार्मूला में सेल रेफरेन्स A1:A10 हैं।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में सेल रेफरेन्स के मुख्यतः तीन प्रकार हैं:
1. रिलेटिव सेल रेफरेन्स (Relative Cell Reference)
2. एबसाल्यूट सेल रेफरेन्स (Absolute Cell Reference)
3. मिक्स्ड सेल रेफरेन्स (Mixed Cell Reference)

रिलेटिव सेल रेफरेन्स (Relative Cell Reference)

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में जब किसी फॉर्मूला को कॉपी किया जाता है तो, डिफ़ॉल्ट रूप से वह उसके सेल रेफरेंस के साथ कॉपी होता है। उसे अन्य जगह पेस्ट करने पर वह ऑटोमैटिक रूप से आगे के अन्य सेल रेफरेंस का उपयोग करता है, इसे रिलेटिव सेल रेफरेन्स (Relative Cell Reference) कहते हैं।
रिलेटिव सेल रेफरेन्स में सेल एड्रेस लॉक नहीं रहता है। यदि किसी सेल में कोई फार्मूला के साथ सेल रेफरेन्स दिया गया है, एवं जब उस फार्मूला को कॉपी/पेस्ट किया जाता है तो उसका सेल रेफरेन्स, पुराने रेफरेन्स के अनुसार (Relative) हो जाता है।

एबसाल्यूट सेल रेफरेन्स (Absolute Cell Reference)

किसी फार्मूला में उपयोग होने वाले सेल रेफ़रेन्स को लॉक करने के लिए एबसाल्यूट सेल रेफ़रेन्स का प्रयोग किया जाता है। जिससे जब उस सेल को दूसरे सेल में कॉपी-पेस्ट करेंगे तो सेल रेफ़रेन्स में कोई बदलाव नहीं आएगा।
किसी भी Reference को Absolute Cell Reference में बदलने के लिए उस Cell पर कर्सर को ले जाकर  Function Key “F4” का प्रयोग करते है।
सेल को लॉक करने के लिए डॉलर चिन्ह ($) का उपयोग किया जाता हैं। कॉलम नाम के पहले $ लगाए तो केवल कॉलम ही लॉक होगा रो नहीं और अगर केवल रो नंबर के आगे $ लगाए तो केवल रो लॉक होगा कॉलम नहीं।
जैसे: $C2 में कॉलम C लॉक रहेगा एवं C$2 में रो 2 लॉक रहेगा। यदि $C$2 का उपयोग किया जाता है तो यह दोनों को लॉक कर देगा।

उपरोक्त उदाहरण में सेल B11 को एबसाल्यूट सेल रेफरेन्स के रूप में प्रयोग किया गया है, एवं फार्मूला को अन्य सेल पर कॉपी करने पर भी सेल रेफरेन्स परिवर्तित नहीं होगा।

मिक्स्ड सेल रेफरेन्स (Mixed Cell Reference)

जब हम एक्सेल फार्मूला का उपयोग करते है तो कभी कभी हमे Relative और Absolute सेल रेफ़रेन्स दोनों का इस्तेमाल एक ही साथ करना पड़ता हैं, तब इस प्रकार के सेल रेफ़रेन्स को Mixed सेल रेफ़रेन्स कहा जाता है।
मिक्स्ड (Mixed) सेल रेफ़रेन्स का उपयोग दो प्रकार से किया जाता है:
1. पंक्ति (Row) को फिक्स/लॉक करना और कॉलम को फ्री रखना
2. कॉलम को फिक्स/लॉक करना और पंक्ति (Row) को फ्री रखना

सेल रेफरेन्स (Cell Reference) को कैसे बदलें

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में सेल रेफरेन्स (Cell Reference) को बदलने का सबसे आसान तरीका फंक्शन की F4 का प्रयोग है, इसे निम्नानुसार प्रयोग करने पर सेल को Relative, Absolute एवं मिक्स्ड सेल रेफ़रेन्स में बदला जा सकता है।
F4 एक बार दबाने से :- A1 से $A$1 (Relative से Absolute, रो एवं कॉलम दोनों लॉक रहेंगे)
F4 दो बार दबाने से :- A1 से A$1 (Relative से Mixed जहाँ Row लॉक होगा)
F4 तीन बार दबाने से :- A1 से $A1 (Relative से Mixed जहाँ Column लॉक होगा)
F4 चार बार दबाने से :- A1 से A1 (Relative से पुनः Relative)

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माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल फार्मूला एवं फ़ंक्शन पीडीएफ़ डाउनलोड

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माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के हिन्दी पीडीएफ़ नोट्स आईटीआई कम्प्यूटर ऑपरेटर एंड प्रोग्रामिंग असिस्टेंट (ITI-COPA) के छात्रों के साथ साथ अन्य कंप्यूटर कोर्स CCA, DCA, PGDCA, BCA एवं प्रतियोगी परीक्षाओं हेतु उपयोगी होंगे.

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