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Learn MS-Excel in Hindi

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स्प्रेडशीट प्रोग्राम - माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल | Spreadsheet Program - Microsoft Excel

MS-Excel in Hindi Computer Notes

स्प्रेडशीट क्या है? | What is Spreadsheet?

स्प्रेडशीट एक कंप्यूटर एप्लिकेशन है जो डेटा को प्रभावी ढंग से और कुशलता से टेबल फॉर्म में व्यवस्थित (arrange) एवं स्टोर करता है। किसी भी स्प्रेडशीट में डेटा को कुशलतापूर्वक क्रमबद्ध व्यवस्थित करने के साथ साथ उसमें आसानी से विभिन्न गणनाएँ की जा सकती है। स्प्रेडशीट लंबी गणितीय समस्याओं के लिए फायदेमंद है, जिसमे डेटा को उचित रूप से रिकॉर्ड किया जा सकता है। विभिन्न प्रकार के व्यक्तियों द्वारा इसका उपयोग विभिन्न उद्देश्यों के लिए किया जाता है।

स्प्रेडशीट प्रोग्राम द्वारा बुनियादी अंकगणित और गणितीय कार्यों को करने के साथ साथ, वित्तीय लेखा (Financial Accounting)और सांख्यिकीय (Statistical) कार्य भी आसानी से किए जा सकते हैं। स्प्रेडशीट वैज्ञानिक, इंजीनियरिंग और व्यावसायिक अनुप्रयोगों के लिए भी काम करता है।
सबसे पहला स्प्रेड्शीट प्रोग्राम VisiCalc था, जिसे 1979 में, Apple II कंप्यूटर के लिए डैनियल ब्रिकलिन और बॉब फ्रैंकस्टन ने विकसित किया था।

माइक्रोसॉफ्ट द्वारा विकसित माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel)सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले स्प्रेडशीट प्रोग्राम में से एक है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) दुनिया के सबसे लोकप्रिय सॉफ्टवेयर प्रोग्रामों में से एक है, जिसका उपयोग कार्यालयीन कर्मचारियों, छात्रों और अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा वर्कशीट बनाने के लिए किया जाता है।

स्प्रेडशीट के उपयोग एवं लाभ | Advantages & Applications of Spreadsheet

स्प्रेडशीट एक कंप्यूटर प्रोग्राम है जो रो और कॉलम / टेबल फॉर्म में डेटा को व्यवस्थित रखता है, डेटा को विभिन्न प्रकार से प्रदर्शित कर सकता है और डेटा को आसानी से परिवर्तित करने के लिए उपयोग किया जाता है। स्प्रेडशीट के महत्त्वपूर्ण लाभ निम्न हैं:-

  ⇨   मैन्युअल वर्कशीट की अपेक्षा इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट में में काम करने के लिए एक बड़ी शीट उपलब्ध होती है।
  ⇨   स्प्रेडशीट में एडिटिंग एवं फॉर्मेटिंग करना आसान एवं सुविधाजनक हैं।
  ⇨   स्प्रेडशीट में डेटा को स्वचालित रूप से सॉर्ट एवं फ़िल्टर करने की सुविधा होती है जिससे कार्य क्षमता में वृद्धि होती हैं।
  ⇨   इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट में बिल्ट-इन फंक्शन एवं फार्मूला होते हैं जिनकी सहायता से तेजी से गणना कार्य किया जा सकता है।
  ⇨   किसी भी सेल में कोई भी परिवर्तन किए जाने पर ऑटोमैटिक रूप से पुनर्गणना हो जाती है, जिससे समय की बचत होती है।
  ⇨   स्प्रैडशीट्स में डाटा को अपनी सुविधानुसार प्रिन्ट किया जा सकता है।
  ⇨   स्प्रेडशीट में डेटा वैलीडैशन सुविधा के द्वारा डेटा एंट्री में गलत डाटा को एंटर करने से रोक जा सकता है।
  ⇨   स्प्रेडशीट में आसानी से चार्ट एवं ग्राफ़ तैयार किए जा सकते हैं।
  ⇨   स्प्रेडशीट में डेटाबेस एवं क्वेरी के लिए पाइवॉट टेबल एवं व्हाट-इफ एनालिसिस आसानी से किया जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल क्या है? | What is Microsoft Excel

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel)सॉफ्टवेयर का दुनिया का सबसे व्यापक रूप से इस्तेमाल किया जाने वाला स्प्रेडशीट प्रोग्राम है। यह माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस का महत्वपूर्ण भाग है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) एक कंप्यूटर प्रोग्राम है जिसका उपयोग न्यूमेरिक डेटा दर्ज करने, डेटा का विश्लेषण करने और डेटा को विभिन्न प्रकार से प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel)सॉफ्टवेयर का उपयोग विभिन्न प्रकार के कार्यों के लिए किया जाता है। यह कंप्यूटर में प्रयोग किए जाने वाले प्रमुख एप्लीकेशन प्रोग्राम में से एक है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel)का प्रयोग होम, ऑफिस, बिज़नेस, एजुकेशन आदि में किया जाता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल द्वारा किए जाने वाले कार्य निम्नानुसार हैं:-
  ⇨   माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का प्रयोग गणितीय गणनाओं (Mathmatical Calculations) के लिए किया जाता है।
  ⇨   माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में शीघ्र एवं सरल तरीके से वित्तीय गणनाएँ (Financial Calculations)की जा सकती हैं ।
  ⇨   माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में बाहरी डेटा का प्रयोग किया जा सकता है।
  ⇨   माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में डेटा पर विभिन्न क्वेरीज का प्रयोग किया जा सकता है।
  ⇨   माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल एक पॉवरफुल डेटा मेनेजमेंट टूल है।
  ⇨   माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का प्रयोग चार्ट्स एवं रिपोर्ट्स बनाने में किया जाता हे।
  ⇨   माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में विभिन्न प्रोग्राम से डेटा को इंपोर्ट एवं एक्सपोर्ट किया जा सकता है।
  ⇨   बजट, इन्वेंट्री प्रबंधन और निर्णय लेने के लिए व्यवसाय में माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का उपयोग किया जाता है

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) को विभिन्न ऑपरेटिंग सिस्टम पर आसानी से चलाया जा सकता है। यह एक लाइसेंस सॉफ्टवेयर है जो कि माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पैकेज के अंतर्गत प्रदाय किया जाता है। इसके प्रमुख संस्करण में एक्सेल 97, एक्सेल 2000, एक्सेल 2003, एक्सेल 2007. एक्सेल 2010. एक्सेल 2013, एक्सेल 2016 हैं. वर्तमान में यह ऑफिस 365 के अंतर्गत उपलब्ध है। माइक्रोसॉफ्ट 365 के द्वारा माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को ऑनलाइन भी प्रयोग किया जा सकता है।

वर्कबुक एवं वर्कशीट में अंतर | Difference between Workbook and Worksheet

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में बनाई जाने वाली फाइल को वर्कबुक कहा जाता है। एक वर्कबुक में बहुत सारी वर्कशीट का प्रयोग किया जा सकता है। प्रत्येक वर्कबुक में कई वर्कशीट हो सकती हैं जिससे सभी आवश्यक सूचनाऐं एक ही वर्कबुक में स्टोर की जा सकती हैं।

वर्कबुक तथा वर्कशीट को अलग अलग नाम भी दिया जा सकता है। जब एक सेल में नई फाइल बनाई जाती है तो ब्लैंक वर्कबुक ओपन होती है जिसमे डिफ़ॉल्ट रूप से तीन वर्कशीट होते हैं । जो कि मुख्य रूप से Sheet1, Sheet2, Sheet3 के रूप में होती है। वर्कशीट में रो और कॉलम का एक ग्रिड होता है जिसमें उपयोगकर्ता डेटा दर्ज करता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल की एक वर्कशीट में 1,048,576 रो (Row) एवं 16,384 कॉलम (Column) होते हैं। रो को नम्बर जैसे 1,2,3,4......1048576 से जाना जाता है, एवं कॉलम A,B,C,D....XFD तक होते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल स्टार्ट करना | Starting Microsoft Excel

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) स्टार्ट करने के लिए प्रोग्राम बटन से माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस ग्रुप से माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल पर क्लिक किया जा सकता है।

how to start excel

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) प्रोग्राम सामान्यतः सबसे ज्यादा उपयोग किए जाने वाले प्रोग्राम्स में से एक है, इसके लिए हम प्रोग्राम बटन से माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल पर राईट क्लिक करके पिन टू टास्कबार (Pin to Taskbar) / पिन टू स्टार्ट मेनू (Pin to Start) से टास्क बार / स्टार्ट मेनू में शॉर्टकट बना सकते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को रन कमांड या सर्च बॉक्स पर "excel" टाइप करके भी स्टार्ट किया जा सकता है।

Start Excel using Run Command

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल प्रोग्राम विंडो | Microsoft Excel Program Window

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) के स्टार्ट होने पर प्रोग्राम को प्रयोग करने के लिए विभिन्न टेम्पलेट ऑप्शन दिखाई देते हैं, जिनके अनुसार वर्कशीट बनाई जा सकती हैं। नई वर्कशीट बनाने के लिए ब्लैंक वर्कशीट (Blank Worksheet) पर क्लिक करने पर निम्नानुसार एक्सेल प्रोग्राम विंडो दिखाई देती है।

Creating Blank Worksheet in Excel

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) स्टार्ट होने पर डेस्कटॉप पर एक ब्लैंक वर्कबुक ओपन हो जाती है, तथा टाइटल बार पर Book1-Excel दिखाई डेटा है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल प्रोग्राम विंडो के मुख्य भाग निम्नानुसार हैं।

टाइटल बार | Title bar

टाइटल बार प्रोग्राम और डॉक्यूमेंट टाइटल को दिखाता है। यह सबसे ऊपर बीच में स्थित होता है। एक्सेल प्रोग्राम स्टार्ट करने पर “Book1 – Excel” लिखा दिखाई देता है इसमें “Book1” फाइल का नाम एवं “Excel” प्रोग्राम का नाम प्रदर्शित करता है। फाइल सेव करने पर जिस नाम से फाइल सेव की जाएगी वह “Book1” के स्थान पर प्रदर्शित होने लगेगा।

Excel Program Window

क्विक एक्सेस टूलबार | Quick Access Toolbar

उपरोक्त चित्रानुसार फ़ाइल टैब के ठीक ऊपर क्विक एक्सेस टूलबार होता है। यह माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में सबसे अधिक इस्तेमाल किए जाने वाले कमांड के लिए एक सुविधाजनक ऑप्शन उपलब्ध कराता है। ज्यादा उपयोग होने वाली कमांड्स को इस टूलबार पर कस्टमाइज़ कर सकते हैं। क्विक एक्सेस उन कमांड्स के लिए उपयोगी होता है जिन्हें बार बार इस्तेमाल किया जा सकता है। इस टूलबार को सुविधानुसार कस्टमाइज़ किया जा सकता है।

Quick Access Toolbar in Excel

रिबन डिस्प्ले ऑप्शन | Ribbon Display Option

रिबन डिस्प्ले ऑप्शन द्वारा प्रोग्राम विंडो पर रिबन की स्थित को कण्ट्रोल किया जा सकता है। इस ऑप्शन के द्वारा रिबन, टैब्स एवं कमांड्स को शो अथवा हाईड किया जा सकता है।

Ribbon Display in Excel


माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल रिबन का प्रयोग | Using Microsoft Excel Ribbon

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) के नए संस्करण (version), एक्सेल 2007 के बाद "टैब्ड रिबन" के साथ आते हैं, जो कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में किए जाने वाले कार्यों एवं विशेषताओं को एक क्रम में उपयोग करने की सुविधा प्रदान करते हैं।
रिबन इंटरफ़ेस माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में विभिन्न विकल्प एवं कमांड्स को प्रयोग करने हेतु आसान इंटरफ़ेस उपलब्ध कराता है, जिसे उपयोगकर्ता अपनी सुविधानुसार कस्टमाईज भी कर सकता है। इसमें नए फ़ंक्शंस जोड़ सकते हैं और उन फंक्शन को हटा सकते हैं जिन्हें देखना नहीं चाहते हैं।

Ribbon Tabs in Excel

उपरोक्त चित्रानुसार रिबन में मुख्य रूप से तीन पार्ट्स में व्यवस्थित कमांड होते हैं -
टैब (Tab) - ये रिबन के टाइटल पर दिखाई देते हैं और इसमें संबंधित कमांड के ग्रुप होते हैं। होम, इंसर्ट, पेज लेआउट,फॉर्मूला, डेटा, रिव्यु एवं व्यू रिबन टैब के उदाहरण हैं।

कमांड ग्रुप (Command Group) – ग्रुप में एक ही प्रकार के कार्यों को करने हेतु संबंधित कमांड्स व्यवस्थित रहते हैं, प्रत्येक ग्रुप का नाम रिबन पर नीचे दिखाई देता है। उदाहरण के लिए फ़ॉन्ट से संबंधित कमांड हेतु फ़ॉन्ट ग्रुप, सेल्स से संबंधित कमांड हेतु सेल्स ग्रुप आदि।

कमांड्स (Commands) - प्रत्येक ग्रुप के भीतर कमांड्स दिखाई देते हैं जिन्हें आसानी से माउस क्लिक द्वारा रन किया जा सकता है। किसी भी कमांड पर माउस पॉइंटर ले जाने पर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल द्वारा उस कमांड का डिस्क्रिप्शन दिखाई देता है, साथ ही उस कमांड की शॉर्टकट के भी डिस्प्ले होती है। शॉर्टकट की कॉम्बिनेशन द्वारा किसी भी कमांड को तेजी से प्रयोग में लाया जा सकता है।

डायलॉग बॉक्स लांचर (Dialog Box Launcher) - यह रिबन पर कमांड ग्रुप के निचले-दाएँ कोने में बहुत छोटे तीर के रूप में दिखाई देता है। इस बटन पर क्लिक करने से एक डायलॉग बॉक्स या टास्क पेन खुलता है जिससे कमांड ग्रुप के अन्य विकल्प का प्रयोग किया जा सकता है। यहाँ पर दिखाई दे रही शॉर्टकट की के द्वारा भी डायलॉग बॉक्स को ओपन किया जा सकता है।

वर्कशीट एरिया | Worksheet Area

यह माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) का मुख्य भाग होता है। वर्कशीट एक टेबल के रूप में दिखाई देती है, यह टेबल कॉलम एवं रो में विभाजित होती है।

सेल (Cell) : वर्कशीट के प्रत्येक कॉलम और रो के इंटरसेक्ट पॉइंट को सेल कहा जाता है। प्रत्येक सेल का एक यूनीक नाम होता है जिससे कॉलम लेवल तथा रो नंबर से जाना जाता है जैसे C2 में C सी कॉलम तथा 2 रो नंबर को इंडीकेट करता है।

ऐक्टिव सेल (Active Cell) : वर्कशीट में ऐक्टिव सेल पर ही कार्य किया जा सकता है, जब माउस पॉइंटर को किसी सेल पर रखते हैं तो सेल को एक्टिव सेल कहा जाता है तथा उसका नाम नेम बॉक्स में प्रदर्शित होने लगता है। वर्कशीट के किसी भी एक्टिव सेल में टैक्सट, नम्बर आदि को टाइप अथवा एडिट किया जा सकता है।

नेम बॉक्स (Name Box) : नेम बॉक्स किसी भी सेल के एड्रेस को प्रदर्शित करता है जैसे A1,B2,C3 आदि। नेम बॉक्स का उपयोग किसी भी सेल रेंज को दर्शाने के लिए भी किया जा सकता है। इसके साथ ही किसी भी टेबल अथवा ऑब्जेक्ट को भी नेम दिया जा सकता है, उसके अनुसार ड्रॉप डाउन से टेबल अथवा ऑब्जेक्ट को सेलेक्ट किया जा सकता है।

Formula Bar in Excel

फॉर्मूला बार (Formula Bar) : फॉर्मूला बार नेम बॉक्स के आगे होता है, किसी भी सेल में डेटा को एंटर करने पर वह फॉर्मूला बार में दिखाई देता है। फॉर्मूला बार का उपयोग एडिटिंग के लिए तथा एक्सेल में किसी भी फॉर्मूला को एंटर करने के लिए किया जाता है।

व्यू बटन | View Buttons

स्टेटस बार के दाईं ओर व्यू बटन स्थित होते हैं, ये बटन माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल डॉक्यूमेंट को अलग अलग व्यू में देखने की सुविधा प्रदान करते हैं।
नॉर्मल व्यू (Normal View) : यह व्यू वर्कशीट को टेबल फॉर्म / रो एवं कॉलम में दिखाता है।
पेज लेआउट व्यू (Page Layout View) : यह वर्कशीट को पेज के रूप में ठीक उसी तरह प्रदर्शित करता है जैसे वे प्रिंट होने पर दिखाई देंगे।
पेज ब्रेक प्रीव्यू - (Page Layout View) : यह पूरी वर्कशीट को प्रदर्शित करता है, लेकिन उसके साथ ही वर्कशीट एक से अधिक पेज की होने पर अन्य पेजों को एक ब्लू लाइन से सेपरेट करते हुए पेज ब्रेक को दिखाता है।

ज़ूम कण्ट्रोल | Zoom Control

ज़ूम कंट्रोल टेक्स्ट को आवश्यकतानुसार देखने के लिए ज़ूम इन या ज़ूम आउट करता है। ज़ूम कण्ट्रोल में एक स्लाइडर होता है जिसे आप ज़ूम इन या आउट करने के लिए बाएँ या दाएँ स्लाइड कर सकते हैं।
ज़ूम को बढ़ाने या घटाने के लिए - / + बटन पर क्लिक कर सकते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फाइल सेव करना | Saving File in Microsoft Excel

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) की वर्कशीट फ़ाइल के लिए डिफ़ॉल्ट एक्सटेंशन ".xlsx" का उपयोग किया जाता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) के नए संस्करण में डॉक्यूमेंट फ़ाइल के लिए एक्सटेंशन "*.xlsx" का उपयोग किया जाता है। “.xlsx” एक्सटेंशन ऑफिस डाक्यूमेंट्स के लिए Office Open XML के इंटरनेशनल स्टैंडर्ड्स को दर्शाता है और इसका उपयोग Excel 2003 और बाद के वर्शन के साथ ही मैक ऑपरेटिंग सिस्टम (MacOS) एवं ओपन ऑफिस (OpenOffice) में भी किया जाता है।

एक्सेल वर्कबुक को मैक्रो इनेबल फॉर्मेट "*.xlsm" या एक्सेल टेम्पलेट "*.xltx" एवं एक्सेल बाइनरी वर्कबुक "*.xlsb" आदि के रूप में भी सेव किया जा सकता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) स्टार्ट करने पर वर्कशीट फाइल डिफ़ॉल्ट रूप "Book1" दिखाई देता है, फाइल टैब से सेव ऑप्शन का प्रयोग अथवा शॉर्टकट की "CTRL + S" के द्वारा फाइल को किसी भी नए नाम से सेव किया जा सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फाइल सेव करते समय फाइल डिफ़ॉल्ट रूप से नए एक्सेल फॉर्मेट में सेव होती है, लेकिन किसी अन्य फॉर्मेट में फाइल सेव करना हो तो सेव एज टाइप में दिए गए किसी भी टाइप को सिलेक्ट किया जा सकता है।













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