स्प्रेडशीट प्रोग्राम - माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल | Spreadsheet Program - Microsoft Excel

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल प्रोग्राम विंडो | Microsoft Excel Program Window

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) के स्टार्ट होने पर प्रोग्राम को प्रयोग करने के लिए विभिन्न टेम्पलेट ऑप्शन दिखाई देते हैं, जिनके अनुसार वर्कशीट बनाई जा सकती हैं। नई वर्कशीट बनाने के लिए ब्लैंक वर्कशीट (Blank Worksheet) पर क्लिक करने पर निम्नानुसार एक्सेल प्रोग्राम विंडो दिखाई देती है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) स्टार्ट होने पर डेस्कटॉप पर एक ब्लैंक वर्कबुक ओपन हो जाती है, तथा टाइटल बार पर Book1-Excel दिखाई डेटा है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल प्रोग्राम विंडो के मुख्य भाग निम्नानुसार हैं।

टाइटल बार | Title bar

टाइटल बार प्रोग्राम और डॉक्यूमेंट टाइटल को दिखाता है। यह सबसे ऊपर बीच में स्थित होता है। एक्सेल प्रोग्राम स्टार्ट करने पर “Book1 – Excel” लिखा दिखाई देता है इसमें “Book1” फाइल का नाम एवं “Excel” प्रोग्राम का नाम प्रदर्शित करता है। फाइल सेव करने पर जिस नाम से फाइल सेव की जाएगी वह “Book1” के स्थान पर प्रदर्शित होने लगेगा।

क्विक एक्सेस टूलबार | Quick Access Toolbar

उपरोक्त चित्रानुसार फ़ाइल टैब के ठीक ऊपर क्विक एक्सेस टूलबार होता है। यह माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में सबसे अधिक इस्तेमाल किए जाने वाले कमांड के लिए एक सुविधाजनक ऑप्शन उपलब्ध कराता है। ज्यादा उपयोग होने वाली कमांड्स को इस टूलबार पर कस्टमाइज़ कर सकते हैं। क्विक एक्सेस उन कमांड्स के लिए उपयोगी होता है जिन्हें बार बार इस्तेमाल किया जा सकता है। इस टूलबार को सुविधानुसार कस्टमाइज़ किया जा सकता है।

रिबन डिस्प्ले ऑप्शन | Ribbon Display Option

रिबन डिस्प्ले ऑप्शन द्वारा प्रोग्राम विंडो पर रिबन की स्थित को कण्ट्रोल किया जा सकता है। इस ऑप्शन के द्वारा रिबन, टैब्स एवं कमांड्स को शो अथवा हाईड किया जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल रिबन का प्रयोग | Using Microsoft Excel Ribbon

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) के नए संस्करण (version), एक्सेल 2007 के बाद "टैब्ड रिबन" के साथ आते हैं, जो कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में किए जाने वाले कार्यों एवं विशेषताओं को एक क्रम में उपयोग करने की सुविधा प्रदान करते हैं।
रिबन इंटरफ़ेस माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में विभिन्न विकल्प एवं कमांड्स को प्रयोग करने हेतु आसान इंटरफ़ेस उपलब्ध कराता है, जिसे उपयोगकर्ता अपनी सुविधानुसार कस्टमाईज भी कर सकता है। इसमें नए फ़ंक्शंस जोड़ सकते हैं और उन फंक्शन को हटा सकते हैं जिन्हें देखना नहीं चाहते हैं।

उपरोक्त चित्रानुसार रिबन में मुख्य रूप से तीन पार्ट्स में व्यवस्थित कमांड होते हैं -
टैब (Tab) - ये रिबन के टाइटल पर दिखाई देते हैं और इसमें संबंधित कमांड के ग्रुप होते हैं। होम, इंसर्ट, पेज लेआउट,फॉर्मूला, डेटा, रिव्यु एवं व्यू रिबन टैब के उदाहरण हैं।

कमांड ग्रुप (Command Group) – ग्रुप में एक ही प्रकार के कार्यों को करने हेतु संबंधित कमांड्स व्यवस्थित रहते हैं, प्रत्येक ग्रुप का नाम रिबन पर नीचे दिखाई देता है। उदाहरण के लिए फ़ॉन्ट से संबंधित कमांड हेतु फ़ॉन्ट ग्रुप, सेल्स से संबंधित कमांड हेतु सेल्स ग्रुप आदि।

कमांड्स (Commands) - प्रत्येक ग्रुप के भीतर कमांड्स दिखाई देते हैं जिन्हें आसानी से माउस क्लिक द्वारा रन किया जा सकता है। किसी भी कमांड पर माउस पॉइंटर ले जाने पर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल द्वारा उस कमांड का डिस्क्रिप्शन दिखाई देता है, साथ ही उस कमांड की शॉर्टकट के भी डिस्प्ले होती है। शॉर्टकट की कॉम्बिनेशन द्वारा किसी भी कमांड को तेजी से प्रयोग में लाया जा सकता है।

डायलॉग बॉक्स लांचर (Dialog Box Launcher) - यह रिबन पर कमांड ग्रुप के निचले-दाएँ कोने में बहुत छोटे तीर के रूप में दिखाई देता है। इस बटन पर क्लिक करने से एक डायलॉग बॉक्स या टास्क पेन खुलता है जिससे कमांड ग्रुप के अन्य विकल्प का प्रयोग किया जा सकता है। यहाँ पर दिखाई दे रही शॉर्टकट की के द्वारा भी डायलॉग बॉक्स को ओपन किया जा सकता है।

वर्कशीट एरिया | Worksheet Area

यह माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) का मुख्य भाग होता है। वर्कशीट एक टेबल के रूप में दिखाई देती है, यह टेबल कॉलम एवं रो में विभाजित होती है।

सेल (Cell) : वर्कशीट के प्रत्येक कॉलम और रो के इंटरसेक्ट पॉइंट को सेल कहा जाता है। प्रत्येक सेल का एक यूनीक नाम होता है जिससे कॉलम लेवल तथा रो नंबर से जाना जाता है जैसे C2 में C सी कॉलम तथा 2 रो नंबर को इंडीकेट करता है।

ऐक्टिव सेल (Active Cell) : वर्कशीट में ऐक्टिव सेल पर ही कार्य किया जा सकता है, जब माउस पॉइंटर को किसी सेल पर रखते हैं तो सेल को एक्टिव सेल कहा जाता है तथा उसका नाम नेम बॉक्स में प्रदर्शित होने लगता है। वर्कशीट के किसी भी एक्टिव सेल में टैक्सट, नम्बर आदि को टाइप अथवा एडिट किया जा सकता है।

नेम बॉक्स (Name Box) : नेम बॉक्स किसी भी सेल के एड्रेस को प्रदर्शित करता है जैसे A1,B2,C3 आदि। नेम बॉक्स का उपयोग किसी भी सेल रेंज को दर्शाने के लिए भी किया जा सकता है। इसके साथ ही किसी भी टेबल अथवा ऑब्जेक्ट को भी नेम दिया जा सकता है, उसके अनुसार ड्रॉप डाउन से टेबल अथवा ऑब्जेक्ट को सेलेक्ट किया जा सकता है।

फॉर्मूला बार (Formula Bar) : फॉर्मूला बार नेम बॉक्स के आगे होता है, किसी भी सेल में डेटा को एंटर करने पर वह फॉर्मूला बार में दिखाई देता है। फॉर्मूला बार का उपयोग एडिटिंग के लिए तथा एक्सेल में किसी भी फॉर्मूला को एंटर करने के लिए किया जाता है।

व्यू बटन | View Buttons

स्टेटस बार के दाईं ओर व्यू बटन स्थित होते हैं, ये बटन माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल डॉक्यूमेंट को अलग अलग व्यू में देखने की सुविधा प्रदान करते हैं।
नॉर्मल व्यू (Normal View) : यह व्यू वर्कशीट को टेबल फॉर्म / रो एवं कॉलम में दिखाता है।
पेज लेआउट व्यू (Page Layout View) : यह वर्कशीट को पेज के रूप में ठीक उसी तरह प्रदर्शित करता है जैसे वे प्रिंट होने पर दिखाई देंगे।
पेज ब्रेक प्रीव्यू - (Page Layout View) : यह पूरी वर्कशीट को प्रदर्शित करता है, लेकिन उसके साथ ही वर्कशीट एक से अधिक पेज की होने पर अन्य पेजों को एक ब्लू लाइन से सेपरेट करते हुए पेज ब्रेक को दिखाता है।

ज़ूम कण्ट्रोल | Zoom Control

ज़ूम कंट्रोल टेक्स्ट को आवश्यकतानुसार देखने के लिए ज़ूम इन या ज़ूम आउट करता है। ज़ूम कण्ट्रोल में एक स्लाइडर होता है जिसे आप ज़ूम इन या आउट करने के लिए बाएँ या दाएँ स्लाइड कर सकते हैं।
ज़ूम को बढ़ाने या घटाने के लिए - / + बटन पर क्लिक कर सकते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फाइल सेव करना | Saving File in Microsoft Excel

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) की वर्कशीट फ़ाइल के लिए डिफ़ॉल्ट एक्सटेंशन ".xlsx" का उपयोग किया जाता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) के नए संस्करण में डॉक्यूमेंट फ़ाइल के लिए एक्सटेंशन "*.xlsx" का उपयोग किया जाता है। “.xlsx” एक्सटेंशन ऑफिस डाक्यूमेंट्स के लिए Office Open XML के इंटरनेशनल स्टैंडर्ड्स को दर्शाता है और इसका उपयोग Excel 2003 और बाद के वर्शन के साथ ही मैक ऑपरेटिंग सिस्टम (MacOS) एवं ओपन ऑफिस (OpenOffice) में भी किया जाता है।

एक्सेल वर्कबुक को मैक्रो इनेबल फॉर्मेट "*.xlsm" या एक्सेल टेम्पलेट "*.xltx" एवं एक्सेल बाइनरी वर्कबुक "*.xlsb" आदि के रूप में भी सेव किया जा सकता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (Microsoft Excel) स्टार्ट करने पर वर्कशीट फाइल डिफ़ॉल्ट रूप "Book1" दिखाई देता है, फाइल टैब से सेव ऑप्शन का प्रयोग अथवा शॉर्टकट की "CTRL + S" के द्वारा फाइल को किसी भी नए नाम से सेव किया जा सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में फाइल सेव करते समय फाइल डिफ़ॉल्ट रूप से नए एक्सेल फॉर्मेट में सेव होती है, लेकिन किसी अन्य फॉर्मेट में फाइल सेव करना हो तो सेव एज टाइप में दिए गए किसी भी टाइप को सिलेक्ट किया जा सकता है।

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Posted by ITI COPA GUIDE