माइक्रोसॉफ्ट वर्ड – स्पेलिंग एवं ग्रामर का उपयोग
Using Spelling and Grammar in Microsoft Word

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड – स्पेलिंग एवं ग्रामर | Microsoft Word - Spelling and Grammar

किसी भी डॉक्यूमेंट में स्पेलिंग एवं ग्रामर की गलतियाँ उसकी विश्वसनीयता को कमजोर करती हैं। वर्ड प्रोसेसर में डॉक्यूमेंट में इन गलतियों को ढूँढने एवं सुधारने के लिए स्पेलिंग एवं ग्रामर चेक करने का ऑप्शन सहायक होता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की एक प्रमुख विशेषता है कि यह त्रुटिरहित (Error Free) डॉक्यूमेंट तैयार करने में सहायता करता है। किसी भी डॉक्यूमेंट में स्पेलिंग एवं ग्रामर की गलतियों को दूर करने एवं उन्हें सुधारने के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में स्पेलिंग एवं ग्रामर सुविधा का प्रयोग किया जाता है।

स्पेलिंग की त्रुटियों (Spelling Error) में किसी शब्द (Word) की गलतियों को ढूढ़ कर उन्हें सुधारा जाता है। कई बार अलग अलग अंग्रेजी डिक्शनरी में एक ही वर्ड की अलग स्पेलिंग के कारण भी यह गलतियाँ होती हैं जैसे ब्रिटिश इंग्लिश में colour एवं अमेरिकन इंग्लिश में color का प्रयोग।

ग्रामर की त्रुटियों (Grammar Error) में किसी वाक्य (Sentence) में की गई ग्रामर की गलतियों जैसे गलत टेन्स (Tense) का प्रयोग, वर्ब का गलतियाँ, पंक्चुएशन मार्क्स की गलतियाँ आदि होती हैं।

सामान्यतः किसी भी स्पेलिंग को मैन्युअली चेक करने के लिए डिक्शनरी का प्रयोग किया जाता है। इसी प्रकार माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में भी स्पेलिंग चेक करने के लिए डिक्शनरी का प्रयोग किया जाता है लेकिन यह डिक्शनरी वर्ड प्रोग्राम के साथ उपलब्ध रहती है। कभी कभी स्पेलिंग सही होने के बाद भी माइक्रोसॉफ्ट वर्ड द्वारा उसे गलत दर्शाया जाता है। यह उसमें प्रयोग की जा रही डिक्शनरी के कारण होता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में स्पेलिंग एवं ग्रामर की गलतियां डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स से ऑटो चेक की जाती हैं। इसके द्वारा डॉक्यूमेंट में टाइपिंग के साथ ही सम्बन्धित गलतियों को मार्क कर दिया जाता है। यह ऑप्शन डॉक्यूमेंट सेटिंग से बंद भी किया जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में स्पेलिंग एवं ग्रामर की गलतियों को देखने एवं सुधारने के लिए रिव्यु टैब (Review Tab) के प्रूफिंग (Proofing) ग्रुप से स्पेलिंग एंड ग्रामर (Spelling & Grammar) कमांड का प्रयोग किया जाता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में स्पेलिंग चेक करना एवं सुधारना | Microsoft Word - Check & Correct Spelling

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में स्पेलिंग की गलतियों को देखने एवं सुधारने के लिए रिव्यु टैब (Review Tab) के प्रूफिंग (Proofing) ग्रुप से स्पेलिंग एंड ग्रामर (Spelling & Grammar) कमांड का प्रयोग किया जाता है।

स्पेलिंग एंड ग्रामर (Spelling & Grammar) कमांड के लिए शॉर्टकट की “F7” का भी प्रयोग किया जाता है।

स्पेलिंग एंड ग्रामर (Spelling & Grammar) ऑप्शन डॉक्यूमेंट में कर्सर पोजीशन से स्पेलिंग चेक करता है, यदि किसी स्पेसिफिक वर्ड की स्पेलिंग चेक करना है तो उस वर्ड को सिलेक्ट कर स्पेलिंग चेक की जा सकती है।

स्पेलिंग चेक में गलत स्पेलिंग को वर्ड द्वारा हाईलाइट कर दिया जाता है और स्पेलिंग डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है। इस डायलॉग बॉक्स के मुख्य तत्व हैं :

सजेशन बॉक्स (Suggestions Box) : स्पेलिंग डायलॉग बॉक्स में गलत स्पेलिंग को सही (Correct) करने हेतु सजेशन बॉक्स (Suggestions Box) में उस स्पेलिंग से सम्बन्धित सही वर्ड्स दिखाई देते हैं। इन वर्ड्स में से जो भी सही वर्ड है उसे सिलेक्ट किया जा सकता है।

चेंज बटन (Change) : चेंज बटन (Change Button) से गलत स्पेलिंग को सुधारा (Correct) जा सकता है। इसके बाद स्पेलिंग चेक अगले गलत शब्द को दिखाता है।

चेंज ऑल (Change All) : चेंज ऑल (Change All) बटन सिलेक्ट किए गए शब्द की स्पेलिंग को पूरे डॉक्यूमेंट सभी जगह सुधार (Correct) कर देता है।

इग्नोर (Ignore) : इग्नोर (Ignore) बटन द्वारा चेक की गई स्पेलिंग को छोड़ (Ignore) कर अगले स्पेलिंग करेक्शन पर पहुँच जाता है।

इग्नोर ऑल (Ignore All) : इग्नोर ऑल (Ignore All) बटन चेक की गई स्पेलिंग को पूरे डॉक्यूमेंट में छोड़ (Ignore) दिया जाता है एवं उसे गलत स्पेलिंग में नहीं दिखाता है।

ऐड (Add) : यदि माइक्रोसॉफ्ट वर्ड द्वारा कोई ऐसा शब्द गलत दिखाया जाता है जिसकी स्पेलिंग सही हो तो ऐड (Add) बटन द्वारा उसे प्रोग्राम डिक्शनरी में ऐड कर दिया जाता है। किसी भी स्पेलिंग को डिक्शनरी में ऐड करने पर अन्य किसी भी डॉक्यूमेंट में उसे गलत नहीं दर्शाया जाएगा।

स्पेलिंग डायलॉग बॉक्स के अलावा माउस के राईट क्लिक मेनू का उपयोग करके भी स्पेलिंग को सुधारा जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड डॉक्यूमेंट में गलत स्पेलिंग पर राईट क्लिक करने पर स्पेलिंग के सही सजेशन को सिलेक्ट कर तेजी से सुधारा जा सकता है। डायलॉग बॉक्स की तरह ही इग्नोर ऑप्शन से चेक की गई स्पेलिंग को इग्नोर किया जा सकता है एवं ऐड टू डिक्शनरी बटन का उपयोग कर उस वर्ड को डिक्शनरी में जोड़ा जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - ग्रामर चेक करना एवं सुधारना | Microsoft Word - Check & Correct Grammar

स्पेलिंग चेक करते समय ही वर्ड द्वारा यदि कोई ग्रामर की गलती मिलती है तो उसे हाईलाइट कर दिया जाता है और ग्रामर डायलॉग बॉक्स स्क्रीन पर दिखाई देता है। इस डायलॉग बॉक्स के मुख्य तत्व हैं :

सजेशन बॉक्स (Suggestions Box) : सजेशन बॉक्स में गलत ग्रामर को सही (Correct) करने हेतु सही ऑप्शन दिखाई देता है तथा बॉक्स के नीचे उस ऑप्शन से सम्बन्धित डिटेल्स दर्शाता है जिसके कारण यह ग्रामर एरर है।

चेंज बटन (Change) : चेंज बटन (Change Button) से गलत ग्रामर को सुधारा (Correct) जा सकता है।

इग्नोर (Ignore) : इग्नोर (Ignore) बटन द्वारा चेक की गई ग्रामर छोड़ (Ignore) कर अगले करेक्शन पर पहुँच जाता है।

माउस के राईट क्लिक मेनू का उपयोग करके भी ग्रामर को सुधारा जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - प्रूफिंग ऑप्शन सेटिंग्स | Microsoft Word - Set Proofing Option

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में स्पेलिंग एवं ग्रामर सेटिंग्स को प्रूफिंग ऑप्शन द्वारा सेट किया जा सकता है।
फाइल मेनू से ऑप्शन्स (Options) कमांड पर क्लिक करने वर्ड ऑप्शन्स डायलॉग बॉक्स दिखाई देता है।
इस डायलॉग बॉक्स के प्रूफिंग (Proofing) ऑप्शन से स्पेलिंग एवं ग्रामर की सेटिंग को बदला जा सकता है।

इस डायलॉग बॉक्स में चेक बॉक्स को क्लिक करके किसी भी ऑप्शन को सिलेक्ट / अनसिलेक्ट किया जा सकता है।

स्पेलिंग चेक में अपरकेस (UPPERCASE) वर्ड्स, ऐसे वर्ड्स जिनमें नंबर का प्रयोग किया गया हो, इन्टरनेट एवं फाइल का नाम आदि की स्पेलिंग को इग्नोर करने के लिए चेक बॉक्स को सिलेक्ट किया जा सकता है। डिफ़ॉल्ट रूप से यह ऑप्शन सिलेक्ट रहता है।

इन ऑप्शन को अनसिलेक्ट करने पर डॉक्यूमेंट में इन वर्ड्स की स्पेलिंग भी चेक एवं करेक्ट की जाती है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में स्पेलिंग एवं ग्रामर की गलतियां डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स से ऑटो चेक की जाती हैं। इसके द्वारा डॉक्यूमेंट में टाइपिंग के साथ ही सम्बन्धित गलतियों को मार्क कर दिया जाता है। यदि डॉक्यूमेंट में स्पेलिंग एवं ग्रामर टाइपिंग के समय ही मार्क नहीं किए जा रहे है, तो प्रूफिंग सेटिंग से इनको सिलेक्ट किया जा सकता है। इसके लिए निम्न ऑप्शन उपलब्ध हैं:

▢ Check spelling as you type:- यह ऑप्शन डॉक्यूमेंट में टाइपिंग के समय ही किसी भी शब्द की स्पेलिंग चेक करता है एवं गलत होने पर रेड अंडरलाइन कर देता है। चेक बॉक्स को क्लियर कर देने से यह स्पेलिंग एरर नहीं दिखाएगा।

▢ Check grammar error as you type: यह ऑप्शन डॉक्यूमेंट में टाइपिंग के समय ही किसी भी वाक्य की ग्रामर को चेक करता है एवं गलत होने पर गलती को ब्लू अंडरलाइन कर देता है। चेक बॉक्स को क्लियर कर देने से यह ग्रामर एरर नहीं दिखाएगा।

▢ Frequently confused words: यह ऑप्शन डॉक्यूमेंट में एक समान उच्चारण वाले शब्द या कनफ्यूज करने वाले वर्ड्स जैसे “effect” and “affect” के सिलेक्शन को चेक करता है।

यह ऑप्शन effected शब्द को स्पेलिंग एरर के रूप में दिखाएगा।

▢ Check grammar with spelling: यह ऑप्शन डॉक्यूमेंट में टाइपिंग के समय ही किसी भी शब्द की स्पेलिंग एवं ग्रामर दोनों को चेक करता है। चेक बॉक्स को क्लियर कर देने से यह स्पेलिंग एरर नहीं दिखाएगा।
 

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - ऑटो-करेक्ट सेटिंग्स | Auto-Correct Settings

स्पेलिंग में अधिकांश गलतियाँ गलत टाइपिंग के कारण हो सकती हैं, सामान्यतः इन गलतियों को माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के ऑटो-करेक्ट (Auto-Correct) ऑप्शन द्वारा सुधार दिया जाता है।

स्पेलिंग एरर में गलत टाइपिंग के कारण सामान्य गलतियाँ होती हैं जैसे – the की जगह teh टाइप कर देना। इस तरह की गलतियों को माइक्रोसॉफ्ट के ऑटो करेक्ट फीचर के प्रयोग से सुधार दिया जाता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में ऑटो करेक्ट फीचर को फाइल मेनू से ऑप्शन्स (Options) कमांड से वर्ड ऑप्शन्स डायलॉग बॉक्स के प्रूफिंग (Proofing) ऑप्शन से ऑटो-करेक्ट (Auto-Correct) ऑप्शन द्वारा सिलेक्ट किया जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में मुख्य रूप से टाइपिंग एरर वाले इंग्लिश वर्ड्स, दो लगातार कैपिटल वाले शब्द, किसी वाक्य के पहले अक्षर को कैपिटल करना, वर्ष, महीने आदि को कैपिटल करना आदि को ऑटो-करेक्ट ऑप्शन सुधार देता है।

यदि आप हिंदी या अन्य भाषा में कार्य करना चाहते हैं तो ऑटो करेक्ट ऑप्शन को बंद करना उचित होता है अन्यथा यह ऑप्शन हिंदी शब्दों को भी अंग्रेजी के अनुसार ऑटो करेक्ट कर देता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - शब्दकोष/ थिसेरस का उपयोग | Microsoft Word - Using Thesaurus

शब्दकोष (Thesaurus) का उपयोग माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में किसी शब्द की जगह उसके अन्य वैकल्पिक (alternate) शब्द जैसे सिनोनिम्स (Synonyms) के लिए किया जाता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में शब्दकोष / थिसेरस (Thesaurus) का उपयोग रिव्यु टैब (Review Tab) के प्रूफिंग (Proofing) ग्रुप से थिसेरस (Thesaurus) कमांड का प्रयोग किया जाता है।

स्पेलिंग एवं ग्रामर की तरह ही थिसेरस (Thesaurus) डायलॉग बॉक्स का उपयोग सजेशन बॉक्स से किसी भी अन्य शब्द को सिलेक्ट कर किया जाता है.

किसी भी वर्ड को सिलेक्ट कर थिसेरस (Thesaurus) कमांड के लिए शॉर्टकट की “SHIFT+F7” का भी प्रयोग किया जाता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में किसी शब्द का सिनोनिम्स (Synonyms) ढूँढने के लिए राईट क्लिक ऑप्शन से Synonyms का भी उपयोग किया जा सकता है।