माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में पेज सेटअप
Page Setup in Microsoft Word

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - पेज लेआउट क्या है? | Microsoft Word - What is Page Layout?

कंप्यूटर द्वारा कोई भी डॉक्यूमेंट बनाते समय यह ध्यान रखा जाना आवश्यक होता है कि उसको जब प्रिंट किया जाएगा तो वह कैसा दिखाई देगा?
किसी भी डॉक्यूमेंट को प्रिंट किए जाने अथवा स्क्रीन पर प्रदर्शित किए जाने पर जो आउटपुट प्राप्त होता है वह पेज कहलाता है।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड द्वारा किसी डॉक्यूमेंट जैसे लेटर्स, बुक्स, रिपोर्ट्स आदि को तैयार करते समय पेज लेआउट का ध्यान रखा जाना आवश्यक होता है। पेज लेआउट में पेज साइज़, पेज मार्जिन, पेज ओरिएंटेशन आदि का विशेष ध्यान रखा जाता है।

प्रत्येक डाक्यूमेंट का पेज पेज लेआउट भिन्न होता है जैसे लेटर्स सामान्यतः पेज साइज़ लैटर (8.5” x 11”) में पोर्ट्रेट ओरिएंटेशन के साथ, सिंगल पेज में तैयार किए जाते हैं, लीगल डाक्यूमेंट्स को सामान्यतः लीगल पेपर साइज़ (8.5” x 14”) में मल्टीपल पेज में तैयार किया जाता है। बुक्स अथवा रिपोर्ट्स को अलग अलग साइज़ तथा ऑड इवन पेज के साथ तैयार किया जाता है। किसी ब्रोशर को लैंडस्केप ओरिएंटेशन में तैयार किया जाता है।
विभिन्न डॉक्यूमेंट को तैयार किए जाने हेतु अलग अलग पेज लेआउट का प्रयोग किया जाता है। पेज लेआउट किसी भी डॉक्यूमेंट के विभिन्न तत्वों जैसे पेज साइज़, पेज ओरिएंटेशन, पेज मार्जिन, टेक्स्ट, ग्राफ़िक्स, हैडर एवं फुटर आदि को दर्शाता है।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में लेआउट (Layout) टैब के पेज सेटअप (Page Setup) ऑप्शन द्वारा आसानी से पेज सेटिंग्स को बदला जा सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में रिबन से "लेआउट" टैब पर क्लिक करके "पेज सेटअप" ग्रुप से पेज सेटिंग्स की विभिन्न कमांड्स को आसानी से प्रयोग किया जा सकता है।

पेज सेटअप ऑप्शन में निम्नलिखित ऑप्शन उपलब्ध हैं :
1- मार्जिन
2- ओरिएंटेशन
3- साइज़
4- कॉलम
5- ब्रेक
6- लाइन नंबर
7- हायफ़नेशन

पेज सेटअप (Page Setup) डायलॉग बॉक्स लांचर पर माउस क्लिक के द्वारा "पेज सेटअप" डायलॉग बॉक्स को ओपन करके भी पेज सेटिंग्स ऑप्शन को सिलेक्ट एवं एप्लाई किया जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में पेज साइज़ सिलेक्ट करना | Microsoft Word - Selecting Page Size

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का प्रयोग विभिन्न प्रकार के डाक्यूमेंट्स तैयार करने के लिए किया जाता है जैसे – एप्लीकेशन फॉर्म, लीगल डाक्यूमेंट्स, सर्टिफिकेट, ब्रोशर, प्रोजेक्ट रिपोर्ट्स आदि। ये डाक्यूमेंट्स अलग अलग पेज साइज़ अथवा ओरिएंटेशन में तैयार किए जाते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में डिफ़ॉल्ट रूप से पेज साइज़ “लैटर (Letter)” का प्रयोग किया जाता है, जिसका साइज़ 8.5 x 11 इंच होता है। सभी प्रिंटर्स में यह साइज़ डिफ़ॉल्ट होता है।
अन्य डाक्यूमेंट्स जैसे लीगल डाक्यूमेंट्स के लिए पेज साइज़ “लीगल (Legal)” जिसका आकार 8.5 x 11 इंच, सर्टिफिकेट 8 x 10 इंच, ब्रोशर 6 x 8 इंच के आकार में बनाए जाते हैं।
इसलिए इन डाक्यूमेंट्स के लिए अलग से पेज साइज़ का निर्धारण किया जाना जरुरी होता है।
इसके लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में लेआउट टैब से पेज सेटअप ग्रुप के पेज साइज़ ऑप्शन का प्रयोग करके पेज साइज़ को परिवर्तित किया जाता है।

पेज सेटअप डायलॉग बॉक्स के पेपर टैब से पेपर साइज़ ऑप्शन का प्रयोग करके भी पेज साइज़ को परिवर्तित किया जाता है।

किसी डॉक्यूमेंट को अलग अलग पेपर साइज़ में प्रिंट किया जा सकता है, यह मुख्य रूप से प्रिंटर के ऊपर निर्भर करता है।
किसी भी डॉक्यूमेंट को A4, लेटर, लीगल, टैब्लॉयड आदि जैसे सामान्य पर किसी भी प्रिंटर से प्रिंट कर सकते हैं। सामान्य रूप से प्रयोग किए जाने वाले पेपर साइज़ हैं:-

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - पेज ओरिएंटेशन | Microsoft Word - Page Orientation

डॉक्यूमेंट में पेपर साइज़ के अतिरिक्त उसका ओरिएंटेशन भी एक महत्त्वपूर्ण तत्व है। पेज ओरिएंटेशन वह डायरेक्शन होता है जिसमें डॉक्यूमेंट को दिखाया अथवा प्रिंट किया जाता है।
पेज ओरिएंटेशन दो प्रकार का होता है :-
1- पोर्ट्रेट (Portrait)
2- लैंडस्केप (Landscape)
इसके लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में लेआउट टैब से पेज सेटअप ग्रुप के पेज ओरिएंटेशन ऑप्शन का प्रयोग करके पेज ओरिएंटेशन को परिवर्तित किया जाता है।

पोर्ट्रेट (Portrait) ओरिएंटेशन किसी भी डॉक्यूमेंट को वर्टीकल मोड में प्रदर्शित करता है, सामान्यतः प्रिंटिंग हेतु इस ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है।
लैंडस्केप (Landscape) ओरिएंटेशन किसी भी डॉक्यूमेंट को हॉरिजॉन्टल मोड में प्रदर्शित करता है, सामान्यतः मॉनिटर का डिस्प्ले लैंडस्केप मोड में होता है, जबकि मोबाइल फ़ोन का डिस्प्ले पोर्ट्रेट मोड में होता है।
पेज सेटअप डायलॉग बॉक्स के मार्जिन टैब से ओरिएंटेशन ऑप्शन का प्रयोग करके पेज ओरिएंटेशन को परिवर्तित किया जाता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - पेज मार्जिन का उपयोग | Microsoft Word - Using Page Margin

डॉक्यूमेंट में पेज मार्जिन, पेज के किनारों से टेक्स्ट के बीच का स्पेस होता है। किसी भी पेज के चारों कार्नर से पेज मार्जिन को सेट किया जा सकता है।
किसी भी पेज में पेज के टॉप मार्जिन, लेफ्ट मार्जिन, राईट मार्जिन एवं बॉटम मार्जिन होते हैं।

टॉप मार्जिन : डॉक्यूमेंट के ऊपरी किनारे (Top Edge) से टेक्स्ट के बीच का स्पेस टॉप मार्जिन कहलाता है। डॉक्यूमेंट में हैडर भी इसी मार्जिन में दिया जाता है।
लेफ्ट मार्जिन : डॉक्यूमेंट के बांये किनारे (Left Edge) से टेक्स्ट के बीच का स्पेस लेफ्ट मार्जिन कहलाता है।
राईट मार्जिन : डॉक्यूमेंट के दांये किनारे (Right Edge) से टेक्स्ट के बीच का स्पेस राईट मार्जिन कहलाता है।
बॉटम मार्जिन : डॉक्यूमेंट के निचले किनारे (Bottom Edge) से टेक्स्ट के बीच का स्पेस बॉटम मार्जिन कहलाता है। डॉक्यूमेंट में फुटर भी इसी मार्जिन में दिया जाता है।
गटर एवं गटर पोजीशन : गटर किसी भी डॉक्यूमेंट में वह स्पेस होता है जो पेज की बाइंडिंग हेतु छोड़ा जाता है। डॉक्यूमेंट में गटर पोजीशन लेफ्ट अथवा टॉप रखी जाती है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में लेआउट टैब से पेज सेटअप ग्रुप के पेज मार्जिन ऑप्शन का प्रयोग करके पेज मार्जिन को परिवर्तित किया जाता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में लेआउट टैब से पेज सेटअप ग्रुप के पेज मार्जिन ऑप्शन का प्रयोग करके पेज साइज़ को परिवर्तित किया जाता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में पेज मार्जिन को मैन्युअली भी बदला जा सकता है, इसके लिए रूलर बार का प्रयोग किया जाता है। माउस पॉइंटर को रूलर बार पर ले जाकर मार्जिन बाउंड्री को ड्रैग करके आसानी से किसी भी मार्जिन को सेट किया जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - कॉलम्स का उपयोग | Microsoft Word - Using Columns

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में कॉलम के प्रयोग से किसी डॉक्यूमेंट में टेक्स्ट को दो या अधिक भागों में बांटा जा सकता है। यह ऑप्शन बुक्स या न्यूज़ पेपर की तरह डॉक्यूमेंट टेक्स्ट को कॉलम में विभाजित करने के लिए प्रयोग किया जाता है।
डॉक्यूमेंट में कॉलम के लिए लेआउट टैब के पेज सेटअप से कॉलम ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में कॉलम के बीच में लाइन देने के लिए लाइन बिटवीन (Line Between) चेक बॉक्स पर क्लिक किया जा सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में 2 कॉलम एवं 3 कॉलम डॉक्यूमेंट निम्नानुसार दिखाई देगा।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - पेज ब्रेक का उपयोग | Microsoft Word - Using Page Break

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में पेज ब्रेक ऑप्शन का प्रयोग नए पेज जोड़ने, किसी पेज के बीच ब्रेक देने, कॉलम को ब्रेक करने के साथ साथ सेक्शन ब्रेक के लिए भी किया जाता है। इंसर्शन पॉइंट पर इस ऑप्शन का प्रयोग करने से डॉक्यूमेंट इस पॉइंट से अलग अलग पेज में बंट जाता है।

यदि डॉक्यूमेंट में कॉलम का प्रयोग किया जा रहा है, तो अगले कॉलम के लिए कॉलम ब्रेक का उपयोग किया जाता है।
इसी प्रकार डॉक्यूमेंट में अलग अलग सेक्शन के लिए सेक्शन ब्रेक का प्रयोग किया जाता है, यह ऑप्शन एक से अधिक सेक्शन में डॉक्यूमेंट को विभाजित करता है एवं उन सेक्शन में अलग अलग हैडर एवं फुटर का प्रयोग भी किया जा सकता है।
इसी प्रकार ऑड एवं एवन पेज को भी ब्रेक किया जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - लाइन नंबर का उपयोग | Microsoft Word - Using Line Numbers

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में लाइन नंबर ऑप्शन का प्रयोग डॉक्यूमेंट में लाइन नंबर डालने के लिए किया जाता है। इस ऑप्शन का प्रयोग करने से डॉक्यूमेंट की प्रत्येक लाइन के आगे लाइन नंबर दिखाई देने लगता है।
लाइन नंबर डालने के लिए पेज सेटअप से लाइन नंबर ड्राप बॉक्स पर क्लिक करके ऑप्शन को सिलेक्ट किया जा सकता है।

प्रत्येक पेज पर लाइन नंबर रीस्टार्ट करने के लिए रीस्टार्ट ईच पेज (Restart Each Page) को सिलेक्ट किया जा सकता है।
प्रत्येक सेक्शन पर लाइन नंबर रीस्टार्ट करने के लिए रीस्टार्ट ईच पेज (Restart Each Section) को सिलेक्ट किया जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड - हायफ़नेशन का उपयोग | Microsoft Word - Using Hyphenation

दो शब्दों के बीच एक हायफ़न चिह्न (-) का प्रयोग हायफ़नेशन कहलाता है।
इस ऑप्शन का प्रयोग डॉक्यूमेंट में लाइन के अंत में आने वाले किसी शब्द को दो भागों में विभाजित करने के लिए किया जाता है जिससे डॉक्यूमेंट का एलाइनमेंट एक समान बना रहे। जब डॉक्यूमेंट में जस्टिफाई ऑप्शन का प्रयोग किया जाता है तो पैराग्राफ की कुछ लाइन्स में शब्दों के बीच अधिक स्पेस दिखाई देने लगता है।
यदि हायफ़नेशन का प्रयोग किया जाता है तो शब्दों के बीच की दूरी एक समान हो जाती है एवं लाइन्स के आखिरी शब्द को एक हायफ़न चिह्न (-) द्वारा दो भागों में बाँट दिया जाता है।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में हायफ़नेशन को आटोमेटिक अथवा मैन्युअल सेट किया जा सकता है।